Kassen-Nachschau mit Dolibarr: DSFinV-K, TSE-Export und ELSTER-Kassenmeldung

Was bei einer Kassen-Nachschau passiert

Die Kassen-Nachschau nach § 146b AO ist unangekündigt. Der Prüfer darf die Kassenaufzeichnungen und Buchungen einsehen und die Daten über die einheitliche digitale Schnittstelle verlangen, also im Format der DSFinV-K, dazu die Protokolle der TSE. Bei einer Außenprüfung gilt dasselbe für den ganzen Prüfungszeitraum.

Aufbau der DSFinV-K

Die DSFinV-K 2.4 besteht aus 20 CSV-Dateien mit einer index.xml, die Spalten, Datentypen und Nachkommastellen beschreibt. Alles hängt an einem Kassenabschluss (Z_KASSE_ID, Z_ERSTELLUNG, Z_NR):

• Stammdaten: Unternehmen, Standort, Kasse, TSE und Steuersätze je Kassenabschluss.
• Kassenabschluss: Summen je Geschäftsvorfall und Steuersatz, je Zahlart und der Bargeldbestand.
• Einzelaufzeichnungen: jeder Beleg mit Positionen, Steuer, Zahlungen, TSE-Daten und Verweisen, etwa von einer Gutschrift auf den ursprünglichen Verkauf.

In Dolibarr entspricht ein Kassenabschluss einer abgeschlossenen Kassenkontrolle in TakePOS. Ohne täglichen Abschluss fehlt der DSFinV-K das Gerüst: Schließen Sie die Kasse deshalb jeden Abend ab.

Was die Summen erfüllen müssen

• Jeder Beleg: Summe der Positionen = Summe je Steuersatz = Bruttoumsatz = Zahlungen.
• Jeder Kassenabschluss: Zahlungen und Barzahlungen gleich der Summe der Belege, Geschäftsvorfälle gleich der Summe der Positionen.
• Die Vorgangsdaten der TSE (z. B. Beleg^2.80_2.30_0.00_0.00_0.00^5.10:Bar) stimmen mit Steuersätzen und Zahlungen des Belegs überein.
• Ein Verkauf auf Rechnung gleicht sich mit einer Forderungsentstehung aus; die spätere Bezahlung ist eine Forderungsauflösung.
• Ein abgebrochener Vorgang (AVBelegabbruch) hat keine Zahlung.

Das Modul TSE für TakePOS erstellt die DSFinV-K aus den signierten Daten. Unsere Testexporte prüfen wir gegen die offizielle index.xml und gegen genau diese Summen.

Der TSE-Export

Der TSE-Export ist eine TAR-Datei mit den Protokollen der TSE nach BSI TR-03151. Bei einer Cloud-TSE erstellt ihn der Anbieter; das Modul fordert ihn für den gewählten Zeitraum bei fiskaly an und legt die Datei neben die DSFinV-K.

Die Kassenmeldung über ELSTER

Seit dem 1. Januar 2025 werden elektronische Kassen dem Finanzamt über das Formular „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Absatz 4 AO)“ in Mein ELSTER gemeldet: je Betriebsstätte mit allen Kassen. Neue Kassen und Außerbetriebnahmen sind innerhalb eines Monats zu melden.

• Je Kasse: Art (z. B. Computergestützte/PC-Kassensysteme), Software und Version, Seriennummer, Hersteller, Modell, Anschaffung, Inbetriebnahme, gegebenenfalls Außerbetriebnahme mit Grund.
• Je TSE: Seriennummer (64 Hex-Zeichen), BSI-Zertifizierungs-ID im Format NNNN-JJJJ, Inbetriebnahme und Bauform (bei fiskaly: Cloud).

Diese Anleitung erklärt die technische Umsetzung und ersetzt keine Steuerberatung.